POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NICOLUKAS S.A.
La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre otros.
En cumplimiento de las anteriores disposiciones NICOLUKAS S.A., ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los clientes, colaboradores, funcionarios, contratistas, proveedores, personal de los proveedores, que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Entidad, la cual contiene los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
- OBJETIVO:
Establecer los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata NICOLUKAS S.A en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia, en particular la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No. 1074 de 2015, así como las normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
- ALCANCE:
Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.
Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.
Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores, trabajadores y, en general cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de NICOLUKAS S.A.
- DEFINICIONES:
Para efectos de la siguiente política se entenderá por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la ley.
- Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información regulada por la ley.
- Dato Personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos Sensibles: Aquellos datos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo: Aquellos que releven el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
- Encargado de tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la compañía.
- Responsable del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica que decide sobre las bases y tratamiento de datos.
- Tercero: Cualquier persona Natural o Jurídica diferente a las personas que pertenecen a NICOLUKAS S.A.
- Titular: Persona Natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o suspensión.
- POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
- Generales:
NICOLUKAS S.A., en adelante la Compañía, identificada con NIT Nro. 800.097.884-2, con domicilio principal en la Avenida Pradilla Nro. 1E-15, en el Municipio de Chía (Cundinamarca), Pagina Web: www.nicolukas.com y Teléfono de Contacto: 5897577, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivados de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No. 1074 de 2015 y la demás normativa que los deroguen, modifiquen o complementen.
Toda área o colaborador de la compañía que por sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política.
La compañía debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento.
4.2 Tratamiento de la información:
4.2.1. Cumplimiento de la Ley:
La compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No. 1074 de 2015 y las demás que los deroguen, modifiquen o complementen.
4.2.2 Finalidad:
La compañía informa a los titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa y de recursos humanos de la compañía, así como el desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura y velar por la seguridad de personas y bienes relacionados con la actividad misma. La Compañía suprime los datos personales recaudados cuando hayan de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
4.2.3 Autorización:
NICOLUKAS S.A., recolecta, almacena, procesa, usa, coteja, busca, actualiza, transmite y transfiere la información personal, requiriendo previamente el consentimiento libre, expreso e informado del titular de la misma.
La Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No es necesario la autorización cuando se trate de:
- Información que sea requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos que sean de naturaleza pública;
- Casos que sean de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de la persona.
4.2.4 Veracidad:
La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a la compañía.
4.2.5 Acceso y circulación de la información:
En el tratamiento de la información, la Compañía se acoge a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución.
En este sentido la Compañía solo hará tratamiento de datos con autorización del titular y en los casos previstos por la ley.
4.2.6 Seguridad de la información:
La Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
4.2.7 Datos Sensibles:
La Compañía únicamente puede tratar datos sensibles cuando:
- El Titular haya otorgado autorización explicita a dicho tratamiento;
- Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de sus representantes legales o, de quien represente sus derechos.
- Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.
4.2.8 Derechos de los titulares:
Los titulares de la información tratada por la compañía tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- Ser informado del uso que se les ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No. 1074 de 2015 y las demás que los deroguen, modifiquen o complementen;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando la compañía no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
- Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento de la Compañía.
5.PROCEDIMIENTO:
5.1 Autorizaciones:
La compañía solicitará autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.
5.2 Persona o área responsable de la atención de peticiones:
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de NICOLUKAS S.A, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización serán atendidas por la Gerente de Mercadeo de la compañía, en los canales anteriormente especificados.
5.3 Consultas:
Las consultas o solicitudes las podrá hacer directamente en las oficinas: Sede Principal, ubicadas en la Avenida Pradilla 1E-15 en Chía, Cundinamarca.
Por solicitud del titular, la Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular. La Compañía
responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso,
la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
5.4 Reclamos:
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la Compañía para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando consideren que la compañía incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No. 1074 de 2015 y las demás que los deroguen, modifiquen o complementen.
5.4.1 Contenido de los Reclamos: Los reclamos deben contener:
- Identificación del Titular;
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
- Dirección;
- Documentos adjuntos.
Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos, solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias. La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo enviará en un término máximo de dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos.
5.5 Transferencia y Transmisión de la Información:
La Compañía suministrará datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
- Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales;
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Terceros autorizados por el titular o por la ley.
La Compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuente con autorización del titular de la información, con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios.
En este caso, el tercero a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.
A todo tercero que por su relación con la Compañía se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir clausula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de ésta, al tiempo que requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
5.6 Excepciones:
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
- Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
- Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y/o contrainteligencia.
6.Modificación a las Políticas de Tratamientos de Datos Personales:
NICOLUKAS S.A.S, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en el Portal Web de la Entidad. Además, se conservarán las versiones anteriores a la presente políticas de tratamiento de datos personales.
- Vigencia:
La presente Política de tratamiento de datos personales rige a partir del día 2 de junio de 2022 y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas.
JUAN CARLOS ARANA SERRATO
GERENTE GENERAL
NICOLUKAS S.A.